André Kooijman
André Kooijman werkt inmiddels al meer dan 10 jaar bij Inventive in verschillende functies zoals projectmanager, directeur operations en recent als commercieel directeur. Daarvoor was hij manager bij een groep producerende bedrijven in de machinebouw, waar hij ook verantwoordelijk was voor de automatisering. Daar werkte hij reeds met de software van Inventive. Met goedkeuring van de opdrachtgever stapte André over naar Inventive.
Hij hoeft dus geen moeite te doen om zich in te leven in de positie van de klant, want hij heeft het allemaal meegemaakt. Algemeen directeur en oprichter van Inventive, Arno Mulder was zeer gecharmeerd van de dynamische manager, die veel kennis en ervaring meebracht uit de praktijk. Mede hierdoor heeft Inventive met haar ERP systeem de afgelopen jaren vele succesvolle implementaties gehad bij verschillende typen organisaties.
Verschilt het management van een productiebedrijf veel met die van een softwarehuis?
"Het implementeren van een ERP systeem is precies hetzelfde als het bouwen van een complete machine of installatie of het uitvoeren van een project. De problematiek is identiek. Afhankelijk van de bedrijfsomvang is er soms vooronderzoek nodig om uit te zoeken wat de werkelijk benodigde functionaliteit is. Hierin wordt vaak duidelijk dat de opdrachtgever ook het gehele proces nog niet overziet. Het is heel belangrijk om dit samen vast te stellen. Je kan immers geen wonderen verwachten van een ERP systeem. De ‘techniek’ kan niet alles oplossen. Tijdens het bouwen en implementeren van de software kom je altijd voor verassingen te staan, die nog niemand had overzien. Vaak komen dan bij de opdrachtgever ook pas de echte details naar boven. Dit is niet erg, als je het maar durft te onderkennen en hier direct op de juiste wijze op inspeelt. Hier speelt ook de opdrachtgever een heel belangrijke rol in. Hij moet de ruimte geven om deze zaken in te passen. De stelling ‘dit hadden jullie allemaal van te voren moeten weten’ is achterhaald. Veel processen zijn veel te complex en dynamisch om van te voren tot in detail in een functionele specificatie uit te schrijven. Dit zou ook veel te kostbaar worden. Daarnaast zal je zien dat wanneer de software echt geïmplementeerd gaat worden, de uitzonderingen alsnog naar boven komen. De ‘iteratieve’ methode die Inventive hanteert bij haar software ontwikkeling en implementatie, sluit daarom goed aan bij deze bedrijven. Nadat de sofware is opgeleverd zijn er altijd punten van nazorg. Het is belangrijk om deze adequaat op te pakken. Kleine punten geven net zoveel irritatie als één groot punt. Daarnaast kan een klein puntje voor één bepaalde gebruiker echt een bottleneck zijn, terwijl de anderen er geen last van hebben. Bij een succesvolle ERP-implementatie heb je echter alle gebruikers als medestander nodig, dus let erop dat je niet alleen de ‘key users’ tevreden houdt."
Wat zijn de voordelen van de ERP-programmatuurt van Inventive?
"De kracht van Inventive7 is dat het modulair is opgebouwd en in veel verschillende branches en bedrijfstypen wordt toegepast. Hierdoor zit er erg veel kennis in waar alle klanten van kunnen profiteren. Kennis van zijn eigen branche heeft men wel, maar via ons ERP-pakket worden vaak de sterke punten uit een geheel andere branche binnengebracht. Onze software staat open voor klantspecifieke aanpassingen in ‘de standaard source’. De meeste producerende bedrijven kunnen voor 80 tot 90% uit met onze standaardsoftware. Er blijkt echter altijd wel een bepaalde proces te zijn, dat men op een aparte wijze afgehandeld wil hebben in de software. Juist omdat dit vaak een uniek punt is van hun organisatie. Inventive biedt deze mogelijkheid.
Inventive7heeft een ongekend sterke zoekfuncties. Je kan eigenlijk op alles zoeken dat in de database zit. Tijdens de start van een implementatie wordt dit weleens als ‘bedreigend’ ervaren, maar naarmate de gebruiker er mee bekend mee raakt, wordt dit door iedereen als een absolute pré ervaren."
Wat zijn volgens u de belangrijkste succesfactoren voor een geslaagde invoering?
"Het aller belangrijkste punt is dat er een klik moet zijn tussen Inventive en de opdrachtgever. De opdrachtgever moet Inventive als een partner zien. Er is dus openheid gewenst over specifieke problematiek in de organisatie. Hierbij is het een groot voordeel wanneer beide bedrijven ‘dezelfde taal’ spreken en respect hebben voor elkaars problematiek. Je moet reële doelstellingen neerzetten. Probeer niet op dag 1 van een ongeorganiseerd proces tot een perfect georganiseerd proces te komen. Dit gaat niet lukken, maak kleine stappen. Durf tijdens een implementatie je doelstellingen bij te stellen of bepaalde keuzes terug te draaien. Wanneer je een bepaald proces geautomatiseerd heb, maar je ziet dat het niet lekker loopt en de mensen er niet mee om kunnen gaan, stel het dan bij. Wanneer je dit niet doet, zul je zien dat na verloop van tijd vanzelf gebeurt, want mensen zoeken hun eigen weg. Hierin zijn ze heel creatief, immers het ‘eindproduct’ kwam er vroeger ook uit zonder automatisering. Denk dus niet dat ze volledig afhankelijk zijn van het systeem."
Hoe ziet u de werkverdeling tussen opdrachtgever en softwarebedrijf?
"De aanpak is volledig afhankelijk van de bedrijfsomvang en de moeilijkheidsgraad van de te automatiseren processen. Bij kleinere bedrijven verloopt het project meestal op een standaard manier. In de aanvangsfase heeft de opdrachtgever een belangrijke rol bij het beschikbaar stellen van de juiste bedrijfsregels en gegevens uit de ‘oude systemen’. Bij grotere organisaties vergt deze problematiek veel tijd en de meningen zijn hierover vaak verdeeld binnen een organisatie. Inventive kan hierin een adviserende rol spelen, maar de uitvoering ligt bij de klant. Dit punt wordt vaak onderschat, zeker bij bedrijven die al jaren geautomatiseerd zijn.
Voor grote projecten moet een team samengesteld worden met mensen van Inventive en key users van de klant. De key users moeten tot in detail op de hoogte zijn van hun eigen processen, maar ze moeten ook een ‘overall-beeld’ hebben van de andere processen. Bij de invoering van een ERP-systeem zie je namelijk vaak werkzaamheden verschuiven. Met name aan de ‘invoerkant’ worden er hogere eisen gesteld en moet men ook compleet zijn. De ‘key-user’ spelen hierin een belangrijke rol. Zij moeten zorgen dat ze de individuele gebruikers meekrijgen. De klant zal tijd moeten investeren in het simuleren en testen van de processen.
Niet alle bedrijven komen er aan toe, maar het is wel raadzaam om de gebruikers (of key-users) zelf een ‘gebruikershandleiding’ van hun processen te laten maken. In de praktijk zien we dat dit heel goed werkt. Ze worden op een andere manier geconfronteerd met hun werkzaamheden en denken dan ook beter na over bepaalde zaken. Daarnaast ontstaat er voor de organisatie een uniek stuk naslagwerk waar veel gebruik van gemaakt wordt wanneer mensen vervangen moeten worden vanwege ziekte of vertrek."
Wat zijn de sterke punten van Inventive als organisatie?
"Inventive heeft een platte organisatie en een beheersbare omvang waardoor het management bij alle grote implementaties betrokken kan zijn. Hierdoor zijn er korte lijnen en kunnen besluiten snel omgezet worden in acties voor de organisatie. Het management van Inventive denkt heel snel mee met de problematiek van het management van de klant. Bij productie- en projectgerichte organisaties is deze problematiek vaak gelijk aan die van Inventive zelf. Dit geeft veel herkenning. Inventive heeft op alle fronten zeer capabele mensen, die hun vak verstaan, en ook nog eens met een bovengemiddelde inzet aan het werk zijn. Binnen Inventive bestaat een soort natuurlijk selectieproces, of je past in het bedrijf en blijft er langere tijd, of je bent snel weer vertrokken."
Wat zijn de zwakke punten dan?
"Inventive is een multi-projectorganisatie. Het is een ingewikkelde zaak om de totale capaciteit op de juiste manier te verdelen over de projecten. Projectleiders hebben de neiging om uit te gaan van oneindige capaciteit. Doordat we erg inspelen op de voortgang van onze projecten bij de klant en daar ook heel flexibel in zijn, staat de interne planning altijd onder druk. Het vergt erg veel van onze medewerkers en het management om hier mee om te gaan. Belangrijk is om steeds kritisch te beoordelen of bepaalde onderdelen van een proces van een klant nu echt uniek zijn, of eigenlijk in een andere vorm in de software reeds bestaat."
Hoe ziet u de toekomst van de ERP-systemen in het algemeen en die van Inventive in het bijzonder?
"Ik ben overtuigd van het nut en de kracht van ERP. Met name voor complexe organisaties is het een tool waarmee men kan overleven. Ik denk wel dat er na 15 jaar ERP ook wel terecht kritische kanttekeningen gemaakt mogen worden. ERP is geen doel op zichzelf binnen een bedrijf. Wanneer je goede redenen hebt om bepaalde processen buiten het ERP systeem te houden, dan moet je dat ook gewoon doen. Bij sommige processen is zoveel flexibiliteit en creativiteit vereist, dat dit niet zomaar te vangen is in een ERP systeem. Kijk dan of je wellicht het eindresultaat er in kwijt kan. Mede gezien het bovenstaande heeft Inventive een duidelijke visie wat wel/niet in haar ERP systeem opgenomen moet worden. Ik denk dat dit in de toekomst in ons voordeel gaat werken. De grote wereldwijd toegepaste ERP systemen zijn de afgelopen jaren ook met versies voor het midden- en kleinbedrijf gekomen. Zonder zich te realiseren dat deze bedrijven hun eigen grenzen bepalen wat ze wel/niet in het ERP-systeem willen stoppen. Hierdoor zijn veel implementaties mislukt of hebben dermate veel energie gekost, dat men dit geen tweede keer wil. Daar liggen juist de kansen van Inventive."