Koninklijke De Vries Scheepsbouw
In deze iCase vindt u een praktijkvoorbeeld van de implementatie en het gebruik van het informatiesysteem van Inventive bij Koninklijke De Vries Scheepsbouw b.v. U ziet dat door de no-nonsens aanpak van Inventive de implementatie van het pakket ook in een complexe organisatie als Koninklijke De Vries Scheepsbouw (meerdere werkmaatschappijen met zo’n 800 medewerkers, duizenden projecten, complexe goederenstromen en een uiteenlopende informatiebehoefte) snel, efficiënt en succesvol gerealiseerd is.
Koninklijke De Vries Scheepsbouw bouwt zeegaande, custom built motorschepen onder de naam “Feadship”. Feadship (First Export Association of Dutch Shipbuilders) is marktleider in dit segment.
Op 1 oktober 1923 begonnen Henk en Johan de Vries hun scheepswerf aan de Oosteinderweg. Zij waren zoons van scheepsbouwer C.J.W. de Vries, die sinds 1906 een werf in het dorp Aalsmeer bezat. De watersport werd in die jaren populair en de loodsen van de gebroeders De Vries zaten vol met allerlei soorten jachtjes in winterberging en reparatie en al gauw begon men ook met nieuwbouw van schepen. De werf, inmiddels bekend onder de naam ‘De Vlijt’, dankte veel opdrachten aan de Haarlemse scheepsarchitect H.W. de Voogt.
Het eerste, grote teakhouten zeiljacht werd in 1927 gebouwd en het eerste stalen jacht in 1934. Vanaf de oprichting van de HISWA in 1933 deed de werf van de broers De Vries mee aan de watersporttentoonstellingen die in Amsterdam georganiseerd werden. Niet alleen nationaal, maar spoedig ook internationaal, kreeg ‘De Vlijt’ bekendheid en was er steeds volop werk. Voor buitenlandse rekening werden jachten, maar ook loods- en andere specialvaartuigen gebouwd.
In 1937 werd de werf ‘Westeinder’ van Jan de Vries opgenomen in het bedrijf dat daarna onder de naam ‘Firma Gebr. De Vries, werven De Vlijt en Westeinder’ verder gaat.
Tijdens de bezettingsjaren slonk de werkgelegenheid, maar door onder andere de productie van potkacheltjes en propellers voor windgeneratoren wist men het hoofd boven water te houden. Direct na de oorlog was er een groot aanbod van vooral reparatiewerk, maar ook kwamen al gauw opdrachten voor nieuwbouw binnen van de marine en andere militaire diensten. Al in deze jaren werd er veel met aluminium gewerkt.
In 1949 werd de Feadship-organisatie opgericht. Het was en is nog steeds een samenwerkingsverband van een aantal Nederlandse werven met het doel om jachten voor de Amerikaanse markt te bouwen. Vanaf het begin heeft Koninklijke De Vries Scheepsbouw hier een toonaangevende rol in gespeeld. De laatste jaren bestaat Feadship uit drie sterke partners. Behalve De Vries zijn dat de werf van Royal Van Lent op Kaageiland en het scheepsarchitectenbureau De Voogt uit Haarlem. De markt heeft zich ondertussen wereldwijd uitgebreid.
Zoons en kleinzoons van de oprichters staan nu aan het hoofd van een moderne en ruim van opdrachten voorziene organisatie. Naast de hoofdvestiging in Aalsmeer omvat de onderneming een cascowerf in Papendrecht, een productiebedrijf van aluminium dekhuizen en high-tech jachtuitrusting in Leiden, een ingenieursbureau in Heiloo en last but not least een pas verworven afbouw- en refitwerf in Makkum, vooral bedoeld om nóg langere, en daardoor ook bredere, jachten te kunnen bouwen. In 2006 wordt ter gelegenheid van het 100-jarig bestaan het predikaat Koninklijk uitgereikt en gaat het bedrijf verder als ‘Koninklijke De Vries Scheepsbouw’.
Op de werf in Aalsmeer zijn de twee droogdokken en de scheepshelling voortdurend in gebruik en wordt ook continu gewerkt aan verbetering en uitbreiding van werkruimtes en machinepark. Dit geldt uiteraard ook voor het personeelsbestand.
Voortdurend wordt ingespeeld op de veranderde technische ontwikkelingen. Natuurlijk worden bij de bouw van de jachten nog altijd materialen zoals staal, aluminium en hout gebruikt. Maar composietmaterialen, schuimsandwich-panelen en de toepassing van gasturbines en waterjets naast de conventionele voortstuwing, vormen geen probleem voor de medewerkers van Koninklijke De Vries Scheepsbouw.
Er ligt een wereld van verschil tussen de bootjes uit de jaren ’20 en de hedendaagse geavanceerde superjachten! Wat echter blijft is het vakmanschap, het streven naar perfectie en de liefde voor het vak van de scheepsbouwer.
Vooronderzoek 
Eind 2006 raken en Koninklijke De Vries Scheepsbouw en Inventive in gesprek over het compleet vernieuwen van de automatisering van de bedrijfsprocessen. Op dat moment was De Vries al geruime tijd bezig met het opstellen van de specificaties, waaraan het nieuwe informatiesysteem moest voldoen. Gedurende de voorstudies had De Vries gesproken met een aantal bekende grote automatiserings-bedrijven. Die gesprekken hadden Koninklijke De Vries Scheepsbouw echter niet het vertrouwen en het uitzicht gegeven op een succesvolle implementatie van bedrijfsbreed informatiesysteem. Alle voorstellen kwamen neer op een complexe, langdurige en kostbare aanpak. De Vries is een bedrijf van doeners en kon zich niet vinden de verhalen van die grote delegaties van de ICT-ondernemingen. Het was Joost de Vries, die op het spoor kwam van Inventive Systems bv in Rijswijk. Hij kon zijn collega’s overtuigen dat met Inventive een compleet andere aanpak mogelijk was.
Projectmatig werken
Koninklijke De Vries Scheepsbouw heeft een zeer grote ervaring met projecten. Elk te bouwen schip is een immens project, dat wel zo’n drie jaar kan duren. En daarvan loopt er nog een aantal gelijktijdig. Projectmatig werken staat hoog in het vaandel van De Vries , die daarvoor een speciale methode: PPBM (projectmatig boten bouwen) heeft ontwikkeld. De Vries is met recht een multi-project organisatie. Een twee mans directie stuurt een aantal projectteams met elk vijf functionarissen: de projectleider, manager techniek, manager afbouw, de projectinkoper en de projectassistent. Deze projectteams communiceren met de bazen van de productieafdelingen. De hele organisatie wordt verder ondersteund door stafafdelingen als het bedrijfsbureau, werkvoorbereiding, faciliteiten/inkoop en de (hoofd-) administratie. Het was dus wel logisch dat Koninklijke De Vries Scheepsbouw niet onder de indruk was van de verhalen over loodzware projectorganisaties van ICT-bedrijven.
Systeemeisen
De Vries Scheepsbouw was op zoek naar een nieuw ERP-systeem, dat veel meer functionaliteit zou bezitten om de alsmaar toegenomen complexiteit van bouwen van grote zeewaardige motorjachten te ondersteunen. Essentieel daarbij was een tijdkritische behandeling van circa 1000 uren briefjes, die wekelijks in het systeem moeten worden ingevoerd.
Keuze voor Inventive
John Veldman, groepscontroller: “Wij hebben om verschillende redenen voor Inventive gekozen. In de eerste plaats omdat er sprake was van een volledige cultuurmatch. De beide familiebedrijven spreken de zelfde taal en hebben de zelfde no-nonsens visie op het besturen van organisaties en projecten. Verder bleek dat Inventive de implementatie sneller kon uitvoeren en dat (mede daardoor) de kosten in vergelijking met de concurrentie op minder dan één derde uitkwamen."
Aanpak
Koninklijke De Vries Scheepsbouw wist precies wat zij wilde en het bleek mogelijk van die wensen en eisen een gedetailleerde planning te maken. Het hele project werd in drie fasen verdeeld. Het was mogelijk om voor fase 1 en 2 een vaste prijs te offreren. Deze fasen zijn conform budget en planning uitgevoerd. In fase 3 zijn een aantal deelprojecten op regiebasis uitgevoerd. In overleg werd gekozen voor de lichte ontwikkel- en implementatiemethode van Inventive, een aanpak die de voorkeur genoot van De Vries . De operationeel directeur van Inventive trad tevens op als projectleider namens Inventive. Deze heeft bijna dagelijks contact gehad met de groepscontroller van De Vries. Deze laatste informeerde de hoofddirectie van Koninklijke De Vries Scheepsbouw. De effectiviteit van deze besturing was bijzonder groot. Geen misverstanden, geen ruis op de lijn, maar duidelijkheid en een snelle besluitvorming, omdat het in de meeste gevallen niet nodig is “achterbangesprekken” te voeren.
John Veldman: “Meer mensen betekent meer wensen; wij wilden snelheid”.
Stuur- en werkgroepen?
Bij de vraag welke stuur- en werkgroepen een rol hebben gespeeld bij de implementatie van Inventive, moeten Joost de Vries en John Veldman glimlachen. Het woord “stuurgroep” wordt bij Koninklijke De Vries Scheepsbouw niet gebruikt. Beide heren vormden samen met Roy Winters een trio, dat de leveranciersselectie heeft uitgevoerd en periodiek belangrijke punten met de Inventive directie heeft doorgenomen. Ongeveer eens per twee maanden kwamen de controllers van de verschillende bedrijven in de groep bijeen voor het bespreken van de meest belangrijke activiteiten voor de volgende periode. Ook bij die besprekingen was de directie van Inventive steeds aanwezig. Deze groep zou betiteld kunnen worden als Projectadviesgroep. In de eerste 2 jaar van de implementatie van Inventive zijn meer dan 10 op elkaar aansluitende ‘Go Lives’ uitgevoerd.
Het grote voordeel ten opzichte van een “big bang-implementatie” was, dat de kennis en ervaring van het in gebruik nemen bepaalde deelsystemen bij het eerste bedrijfsonderdeel, konden worden benut bij de implementatie voor de volgende bedrijfsonderdelen van Koninklijke De Vries Scheepsbouw. De gekozen aanpak en het vertrouwen in elkaar en in het pakket was zo groot, dat De Vries het aandurfde om zonder schaduw te draaien ‘Live’ te gaan: de couveuse-benadering, te weten het in gebruik nemen van het systeem met intensieve controle en specialisten stand by. Alle Go Lives zijn echter zonder problemen verlopen.
Het succes is mede te danken aan de inzet en motivatie van alle bij de implementatie betrokken medewerkers van Koninklijke De Vries Scheepsbouw, die vooraf getraind zijn in de iTrailer van Inventive: het mobiele opleidings-centrum, dat vaak op de scheepswerven van De Vries te zien was.
John Veldman vat de sterke kanten van Inventive samen: ”Je doet zaken met de baas en afspraak is afspraak. Er worden solide medewerkers ingezet, die weten op welk moment zij terug moeten koppelen naar hun eigen directie."
Joost de Vries: ”De vakpers vindt dat Koninklijke De Vries Scheepsbouw wereldwijd nummer 1 is in de markt voor grote zeewaardige motorschepen. Wij willen daarom een perfect ERP-systeem hebben. Dit systeem is een belangrijke stap op weg naar een situatie, waarin alle gebouwde en af te bouwen schepen tot in de kleinste details in het pakket zitten, inclusief alle werkzaamheden en kosten, die zijn gepland en uitgevoerd.”
Het succes is mede te danken aan de inzet en motivatie van alle bij de implementatie betrokken medewerkers van Koninklijke De Vries Scheepsbouw, die vooraf getraind zijn in de iTrailer van Inventive: het mobiele opleidingscentrum, dat vaak op de scheepswerven van De Vries te zien was.