Rapportagefuncties
Inhoud:
- Inleiding
- Direct adrukken van schermweergave
- Powerview
- Gebruik Powerview via lijstweergave
- Gebruik Powerview via menufunctie
- Koppeling met externe rapportage tools
- Etiketgenerator
- Lijstgenerator
- Geïntegreerde tekstverwerker
Inleiding
Rapportagefuncties zijn een belangrijk onderdeel van Inventive7 om snel en eenvoudig relevante informatie te verschaffen. Door de open structuur kan men op basis van onder andere SQL of ODBC gebruik maken van externe rapportage tools, zoals bijvoorbeeld Crystal Reports. Hiermee kan men naar eigen inzicht rapportages maken, eventueel in overleg met de consultants van Inventive. Afhankelijk van de gekozen techniek is het mogelijk om deze rapportages op basis van ingestelde toegangsrechten via de Inventive7 print-functie beschikbaar te stellen voor een groep van gebruikers of om deze via een geautomatiseerd proces periodiek te genereren en te distribueren. Distributie kan bijvoorbeeld betekenen het als PDF emailen naar een gedefinieerde groep.
Naast de inzet van externe rapportage tools bevat Inventive7 een aantal ingebouwde rapportagemogelijkheden. Het voordeel hiervan is dat geen technische koppelingen met externe systemen nodig zijn, zodat een en ander eenvoudiger is te realiseren.
Direct afdrukken van schermweergave
In veel gevallen wil men "alleen" de op het beeldscherm getoonde lijstweergave afdrukken. Inventive7 biedt met "Afdrukken actieve lijstweergave" de mogelijkheid om de op het beeldscherm getoonde lijstweergave met die selectie aan getoonde informatie en de op het scherm gekozen lay-out direct af te drukken in een gestandaardiseerd document of PDF. Het pakket berekent daartoe zelf de optimale afdruk zonder dat daarvoor eerst een rapportage moet worden ontwikkeld.
In onderstaand voorbeeld is een "Powerlist" indeling gemaakt met twee kolommen. Via de printer-button wordt het scherm "Afdrukken relaties" opgeroepen. Door daarin de functie "Actieve lijstweergave" te selecteren, ontstaat de afdruk die onder de schermweergave wordt getoond.
Powerview
Een van de meest krachtige, geïntegreerde rapportage-tools in Inventive7 is de Powerview. Kort samengevat is de Powerview vergelijkbaar met een Excel draaitabel. Hiermee kan men binnen Inventive7 een rapportage maken op een selectie van gegevens zonder de noodzakelijkheid van een externe rapportage tool, zoals bijvoorbeeld Excel. Powerview is beschikbaar in vrijwel alle lijstweergaven van Inventive7, zoals journaalregels, urenregels, offertes, facturen, inkopen, afnamerapportages, enzovoort. Eenmaal aangemaakte rapportages kan men in die lijstweergave aanroepen of zelfs als een eigen menu-item publiceren, zodat men niet meer eerst naar de betreffende menu-functie hoeft. Dat scheelt weer handelingen. Powerview rapportages kan men via rechten beschikbaar stellen voor groepen van gebruikers.
Onderstaand is een voorbeeld opgenomen van een Powerview voor een selectie van urenregels. Op de eerste plaats zijn de projecten opgenomen met het totaal aantal uren per project, uitgesplitst naar periode plus een eindtotaal. Door op het map-symbool te klikken, klapt de regel uit (drill down)voor een nadere specificatie per uurcode. Ook die kan men weer aanklikken voor een verdere specificatie per individuele medewerker.
Het bijzondere aan Powerview is niet zozeer dat rapportages als deze mogelijk zijn, maar dat het een geïntegreerd onderdeel vormt van Inventive7. Met slechts enkele muisklikken en zonder export van informatie naar externe pakketten of andere noodzakelijke technische handelingen is deze rapportage in een paar tellen door iedere geautoriseerde gebruiker te maken en desgewenst te publiceren voor een groep van gebruikers. Door de Powerview te publiceren, kunnen gebruikers met enkel "een druk op de knop" steeds actuele informatie uit het systeem halen.
Onderstaand is het scherm opgenomen waarmee bovenstaande urenrapportage is gegenereerd. Enkel het aanwijzen van de gewenste velden en niveaus en het bepalen van de gewenste optelling en eventueel een voorgedefinieerde zoekopdracht om de juiste selectie te maken, is voldoende. In dit voorbeeld is er voor gekozen om drie niveaus beschikbaar te stellen: project, uurcode en medewerker. Voor zover de informatie beschikbaar is, kan men een onbeperkt aantal "drill down" niveaus in een Powerview opnemen.
Gebruik Powerview via lijstweergave
Onderstaand wordt getoond hoe gebruikers een Powerview oproepen. Dit voorbeeld bevat een selectie van urenregels waar men de Powerview voor wil maken. Door vervolgens op de Bahco-button te klikken, verschijnt het pop-up menu met de Powerview functionaliteit. Met rechten kan men deze Powerview vervolgens ook aan anderen beschikbaar stellen.
Gebruik Powerview via menufunctie
Een Powerview kan men ook via een menufunctie publiceren en daar rechten aan toekennen, net als bij andere menufuncties. Het voordeel hiervan is dat gebruikers met één handeling direct die informatie zien die voor hen relevant is.
Hieronder is een voorbeeld opgenomen hoe bovenstaande Powerview "Urenoverzicht" in het menu is opgenomen en van daaruit voorkomt in het eigen menu "Werkmenu" en is opgenomen als klikbaar object in de Business Desktop. Zie voor de verdere werking van het eigen menu en de Business Desktop de betreffende paragrafen.
Koppeling met externe rapportage tools
Ook als men met behulp van externe tools rapportages wil maken, verdient gebruik van Powerview als startpunt de voorkeur. Powerview biedt namelijk een krachtige database die snel de juiste selectie maakt en op basis daarvan de eerste berekeningen maakt. Indien men bijvoorbeeld een export van een miljoen journaalregels wil maken naar een extern pakket, is het op de eerste plaats de vraag of dat aantal ook kan worden verwerkt. In ieder geval zal het externe pakket veel rekentijd nodig hebben om iedere keer opnieuw de selectie te verwerken.
Door een export te maken van Powerview informatie wordt een verdichte set aan gegevens aangeleverd waar de eerste berekeningen al in zijn gemaakt. Dat betekent minder regels met informatie voor het externe pakket dat daardoor ook veel sneller de gewenste rapportage kan maken. Wanneer de oorspronkelijke selectie van informatie te groot is het externe pakket is het bovendien de enige mogelijkheid.
Etiketgenerator
Via de ingebouwde etiketgenerator kan men snel etiketten produceren en daarbij de bekende standaard etiketformaten selecteren. In de etiketgenerator kan men op gebruikelijke wijze databasevelden opnemen en de gewenste opmaak (lettertype, lettergrootte, etc.) instellen.
De etiketgenerator is op alle plaatsen in het pakket beschikbaar, zoals bij relaties, contactpersonen, artikelen, materiaalbonnen enzovoort. Om het gebruik te vereenvoudigen, kent de contactpersoon het veld "Briefhoofd" waar de volledige adressering al in staat. Dit veld kan men naar behoefte zelf instellen.
Lijstgenerator
Via de ingebouwde lijstgenerator kan men zelf lijsten met optellingen en subtotalen definiëren en afdrukken. Deze functie is met name bedoeld voor om eenvoudige lijsten met een paar basisfuncties te maken. De lijstgenerator om zelf lijsten te mogen definiëren en voor de organisatie voorgedefinieerde lijsten om direct te gebruiken, zijn afzonderlijk via rechten beschikbaar te stellen aan gebruikers.
Geïntegreerde tekstverwerker
Binnen Inventive7 heeft men de beschikking over een geïntegreerde tekstverwerkingsmodule. Deze heeft niet de intentie om bijvoorbeeld MS Word met al zijn mogelijkheden volledig te vervangen. In de praktijk gebruikt men echter maar een beperkt deel van de beschikbare functionaliteit van een tekstverwerker. Daarom zal in veel gevallen de geïntegreerde tekstverwerker prima voldoen. Er zijn twee goede redenen om een geïntegreerde tekstverwerker aan te bieden. Inventive7 is opgezet als een informatiesysteem dat alle gebruikers - op basis van ingestelde rechten - centraal van informatie voorziet. Documenten die in het pakket met de geïntegreerde tekstverwerker zijn aangemaakt, zijn via het digitaal archief van Inventive7 beschikbaar voor de gehele organisatie (op basis van rechten). Een andere reden is van meer technische aard. Koppelingen tussen twee pakketten vragen niet alleen om technische kennis om die koppeling tot stand te brengen, maar ook om die koppeling blijvend te laten werken na versie updates. Ieder technisch probleem in zo'n koppeling leidt af van de dagelijkse werkzaamheden.
Op basis van de geïntegreerde tekstverwerker kan men voorgedefinieerde sjabloondocumenten en tekstblokken aanmaken waar onder andere standaard teksten, briefhoofd en afbeeldingen in kunnen staan. Op die manier is men snel klaar met het produceren van gestandaardiseerde correspondentie die automatisch in het digitaal archief van Inventive7 wordt opgeslagen.
