Verkopen

Levensvoorwaarde voor een onderneming is om steeds nieuwe relaties (prospects) te vinden, die interesse hebben in de producten en/of diensten van de onderneming. Grotere organisaties maken vaak op uiteenlopende manieren reclame om prospects aan te trekken. In toenemende mate gebeurt dat met behulp van het internet.

 

Voor bedrijven die zelf telefonisch grote aantal adressen bellen, bevatten de ERP-systeem van Inventive uitgebreide faciliteiten om zo'n activiteit te ondersteunen en te monitoren. Het systeem, dat alle verkoopactiviteiten ondersteunt, wordt in de praktijk een CRM-systeem (Customer Relationship Management) genoemd.

 

In de ruimste zin begint het verkoopproces met het vinden van de prospects, het adequaat aanbieden van producten en/of diensten, het afsluiten van orders tot en met het correct afleveren, factureren en het financieel, administratief en statistisch afhandelen. In elk onderdeel in het verkoopproces ontstaat informatie en is ook informatie nodig om snel en to the point te kunnen reageren en professioneel zaken te monitoren en af te handelen.

 

 

Moderne ERP-systemen gaan echter nog verder. Ook de uit te voeren acties worden in het systeem opgenomen en de betreffende medewerkers en/of manager worden gewaarschuwd wanneer die een actie moet worden uitgevoerd. Met de ongestructureerde stroom aan e-mails is dat heden ten dagen onmogelijk geworden.

 

De verschillende stappen van prospect naar volledig afgewikkelde order verlopen in elk bedrijf anders. Soms gaat het om één offerte, waaruit al of niet één of meerdere orders ontstaan. Er zijn ook ondernemingen waarin offertes regelmatig worden bijgesteld. Het informatiesysteem registreert en beheert niet alleen dit proces, maar levert ook een prognose van de verwachte omzet rekening houdend met de dynamiek van “schuivende” beslissingsdata en wisselende kanspercentages op een order.

Orderprocessing is bij veel ondernemingen een complex bedrijfsproces. Ook hiervoor biedt het ERP-systeem van Inventive uitgebreide ondersteuning. Hierbij kan het gaan om verschillende typen orders, zoals deelorders, afroeporders, consignatieorders, orders uit voorraad, productie, termijnorders, die allemaal een andere afhandeling moeten ondergaan. Veel voorkomende faciliteiten zijn kredietcontrole en specifieke prijs- en kortingregels. Het ERP-systeem heeft hiervoor uitgebreide mogelijkheden, waaronder bonusregelingen, staffelkortingen per klant en/of artikel(groep). De gegevens van geaccepteerde offertes worden automatisch doorgegeven aan de bijbehorende orders. Orders kunnen echter ook ontstaan door het doorboeken van uren (eventueel vanuit de bedrijfsagenda) en/of andere projectactiviteiten.

Facturering is een activiteit die bij alle ondernemingen in verschillende vormen voorkomt. Hoewel alle vaste gegevens met betrekking tot de order bij het factureren beschikbaar zijn, kunnen desgewenst en onder bepaalde condities bij het factureren nog veranderingen worden aangebracht. Grote en middelgrote ondernemingen maken een keuze uit de vele programmamodules om facturen te maken. Kleine bedrijven zouden kunnen volstaan met het uitsluitend invoeren van de gegevens in een verkoopboek om gebruik te kunnen maken van de commerciële en financiële rapportages.